Зарплата в 1С

Разовое удержание в 1С:ЗУП 3: как удержать сумму из зарплаты сотрудника

Разовое удержание в 1С ЗУП 3 оформляют так: создают вид удержания с фиксированной суммой и вводят ее документом "Удержание по прочим операциям" на один месяц, либо через разовый показатель для списка сотрудников. Удержание по инициативе работодателя ограничено 20% выплаты и требует приказа или согласия работника.

Какие удержания бывают и на каком основании их делают

Прежде чем создавать удержание в программе, бухгалтер должен понимать, на каком основании деньги забирают из зарплаты. От этого зависит и настройка в 1С:ЗУП, и предельная сумма.

Разовое удержание в 1С ЗУП 3 чаще всего относится ко второй группе: сотрудник один раз возмещает ущерб, стоимость дубликата пропуска, штраф ГИБДД, который оплатила компания, или подотчетную сумму, по которой не отчитался.

Сколько можно удержать: 20, 50 и 70 процентов

Статья 138 ТК РФ ограничивает общую сумму удержаний при каждой выплате зарплаты:

• 20% - общее правило, в том числе для удержаний по инициативе работодателя;
• 50% - в случаях, предусмотренных федеральными законами, прежде всего по исполнительным документам;
• 70% - алименты на несовершеннолетних детей, возмещение вреда здоровью, вреда в связи со смертью кормильца и ущерба от преступления.

Процент считают от суммы, которая причитается работнику после удержания НДФЛ. Пример: оклад 60 000 руб., НДФЛ 13% составит 7 800 руб., к выплате 52 200 руб. Предел для разового удержания по инициативе работодателя - 20%, то есть 10 440 руб. Если ущерб 25 000 руб., в первом месяце удерживают 10 440 руб., а остаток переносят на следующие месяцы.

Сроки тоже ограничены. Неотработанный аванс работодатель вправе удержать не позднее месяца со дня окончания срока для его возврата и только если работник не оспаривает основание и размер (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Ущерб в пределах среднего месячного заработка взыскивают по распоряжению руководителя, изданному не позднее месяца со дня окончательного установления суммы (ст. 248 ТК РФ). Пропустили срок или сумма больше среднего заработка - без добровольного согласия работника остается только суд.

По разъяснениям Роструда, удержания по заявлению самого сотрудника (например, в пользу банка) под ограничения ст. 138 не подпадают: это его распоряжение своими деньгами. Но и тогда за работником должно что-то оставаться на жизнь, поэтому крупные суммы лучше обсуждать заранее.

Разовое удержание фиксированной суммой: настройка в ЗУП 3.1

Самый быстрый способ для одного сотрудника - вид удержания с фиксированной суммой и документ "Удержание по прочим операциям" на один месяц. Названия разделов приведены для актуальных релизов 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред. 3.1.

Шаг 1. Создаем вид удержания

1. Откройте "Настройка" - "Удержания" и нажмите "Создать".
2. Наименование: например, "Возмещение ущерба" или "Возврат подотчетных сумм". Код заполнится сам.
3. Назначение удержания: "Удержание в счет расчетов по прочим операциям".
4. Удержание выполняется: "Ежемесячно" (период действия ограничим в документе).
5. Расчет и показатели: "Результат вводится фиксированной суммой".
6. Вид операции по зарплате: "Удержание по прочим операциям с работниками" или "Возмещение ущерба" в зависимости от сути.
7. Запишите элемент. Вид удержания создается один раз и потом используется для всех сотрудников.

Шаг 2. Вводим сумму

1. Перейдите в "Зарплата" - "Удержания" (в некоторых релизах раздел называется "Алименты и другие удержания") - "Удержание по прочим операциям".
2. Укажите организацию, сотрудника и созданный вид удержания.
3. Период действия: с первого по последнее число месяца, в котором нужно удержать сумму. Так удержание станет разовым.
4. Введите сумму и проведите документ.

Если сумму нужно разбить на несколько месяцев из-за лимита 20%, создайте документы на каждый месяц со своей суммой или укажите период на несколько месяцев с ежемесячной суммой.

Удержание списком через разовый показатель

Когда разовые суммы нужно удержать сразу у многих сотрудников (например, стоимость новых бейджей или питания по ведомости), удобнее схема с показателем.

1. "Настройка" - "Показатели расчета зарплаты" - создайте показатель, например "Сумма разового удержания", тип денежный, назначение - для сотрудника, ввод - "Разовые (используемые только в одном месяце)".
2. "Настройка" - "Удержания" - создайте вид удержания с назначением "Удержание в счет расчетов по прочим операциям". В формуле укажите созданный показатель.
3. В поле "Удержание выполняется" выберите "Только если введено значение показателя" и отметьте показатель.
4. "Настройка" - "Шаблоны ввода исходных данных": создайте шаблон с этим показателем, а на вкладке "Дополнительно" отметьте, что в документе используются несколько сотрудников.
5. "Зарплата" - "Данные для расчета зарплаты": выберите шаблон, заполните таблицу сотрудниками и суммами за нужный месяц.

Удержание сработает только в том месяце, за который введено значение. В следующем месяце без новых данных строки не появится, и случайно удержать дважды не получится.

Постоянные удержания по заявлению сотрудника

Если работник просит ежемесячно перечислять часть зарплаты в банк в счет кредита, страховой компании или другой организации, разовое удержание не подходит. Используют отдельный механизм.

1. "Настройка" - "Удержания": новый вид с назначением "Прочее удержание в пользу третьих лиц", расчет - фиксированной суммой или процентом.
2. "Зарплата" - "Удержания" - "Постоянное удержание в пользу третьих лиц": выберите сотрудника, вид удержания, получателя (контрагента) и дату начала. Дату окончания можно не указывать.
3. Чтобы прекратить удержание, создайте тот же документ с вариантом "Прекратить удержание".

Для профсоюзных взносов и добровольного страхования в программе есть свои документы, и их настройка включается в разделе "Настройка" - "Расчет зарплаты" - "Настройка состава начислений и удержаний". Основанием для любого из этих удержаний служит заявление работника, его храните в личном деле.

Удержания по исполнительным листам вводят документом "Исполнительный лист" после включения соответствующего флажка в той же настройке. Работодатель отвечает за своевременное перечисление денег взыскателю, а работнику полезно понимать, как устроены такие долги; подробнее в статье как узнать долги у приставов.

Как удержание попадает в расчет и в бухгалтерию

Удержания по прочим операциям, исполнительным листам и в пользу третьих лиц рассчитываются в документе "Начисление зарплаты и взносов" на вкладке "Удержания". После заполнения документа проверьте, что строка появилась и сумма совпадает с введенной. В авансе такие удержания не участвуют, если аванс выплачивается без полного расчета.

При увольнении удержание (например, за неотработанные дни отпуска) отражают в документе "Увольнение" на вкладке удержаний, потому что окончательный расчет делается именно там.

Проводки формирует документ "Отражение зарплаты в бухучете" и передает их в 1С:Бухгалтерию. Типовые корреспонденции:

Счета зависят от способа отражения, выбранного в виде удержания, поэтому настройку лучше согласовать с главным бухгалтером. Удержания не уменьшают базу по НДФЛ и страховым взносам: налог считается с начисленной суммы, а в отчетности, включая раздел 1 формы 6-НДФЛ, удержание по прочим основаниям отдельно не показывают.

Где проверить результат и как исправить ошибку

Удобнее всего проверять удержания тремя отчетами из раздела "Зарплата" - "Отчеты по зарплате":

• Расчетный листок - видно, что удержано и сколько получит сотрудник;
• Анализ зарплаты по сотрудникам - сводка по всем начислениям и удержаниям за период;
• Свод начисленной зарплаты - итоговые суммы по видам удержаний для сверки с бухгалтерией.

Если удержание введено ошибочно, а зарплата уже выплачена, не отменяйте проведение старых документов. Исправьте документ "Удержание по прочим операциям" через функцию исправления или введите сторно в текущем месяце, и программа сделает перерасчет. Сумму, удержанную сверх положенного, верните работнику с ближайшей выплатой.

Если сумма удержания больше, чем причитается к выплате, у сотрудника возникнет долг перед организацией, который программа перенесет на следующий месяц. Отследить такие долги помогает отчет по взаиморасчетам с сотрудниками.

Ошибки бухгалтеров при удержаниях из зарплаты

• Нет письменного согласия или приказа. Удержание по инициативе работодателя без документа - нарушение, и трудовая инспекция обяжет вернуть деньги.
• Превышен лимит 20%. Программа не всегда ограничивает удержания по прочим операциям автоматически, сумму нужно проверить вручную.
• Неверный период в документе. Если указать период на несколько месяцев с полной суммой, удержание повторится каждый месяц.
• Удержание "задним числом" после закрытия месяца. Лучше отразить его в текущем расчете, чем перепроводить закрытый период.
• Путаница со счетами. Ущерб, отнесенный на 76.49 вместо 73.02, ломает сверку расчетов с контрагентами.
• Удержание из выплат, с которых нельзя удерживать. Командировочные, компенсация за износ личного инструмента и другие выплаты из перечня ст. 101 закона 229-ФЗ защищены от взыскания по исполнительным документам.

Порядок работы с удержаниями полезно закрепить в должностной инструкции расчетчика, пример есть в материале о должностной инструкции бухгалтера по зарплате. А если вопрос об удержании задают сами сотрудники, им пригодится разбор о блокировке зарплатной карты приставами.

Частые вопросы

Источники

• Трудовой кодекс РФ, статьи 137, 138, 248, КонсультантПлюс, 2026
• Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", статьи 99 и 101, КонсультантПлюс, 2026
• 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред. 3.1. Документация: удержания, 1С, 2026
• Регистрация разового удержания в ЗУП 3.1, БухЭксперт8, 2024

Статья подготовлена редакцией Tkalez по открытым официальным источникам и носит информационный характер. Это не индивидуальная финансовая или налоговая рекомендация. Заметили ошибку - напишите на admin@tkalez.win.